1 Avant-propos
Avant-propos. Nous respectons la vie privée de nos clients et des visiteurs de notre site web. Nous traitons donc avec soin vos données personnelles. Par la présente politique de confidentialité, nous souhaitons vous informer sur la manière dont nous traitons vos données personnelles lors de l’utilisation de ce site web, ainsi que lorsque vous utilisez nos services.
Brève introduction à la législation relative à la protection des données à caractère personnel. À compter du 25 mai 2018, une législation est en vigueur qui régit vos droits concernant vos données personnelles. Les notions principales de cette nouvelle réglementation (souvent appelée RGPD) sont les personnes concernées, les données personnelles et les traitements. La personne concernée, c’est vous : la personne physique qui visite ce site web ou qui utilise nos services. Vos données personnelles regroupent toutes les informations vous concernant : il peut s’agir de votre nom, de votre adresse e-mail, mais aussi de vos contacts avec nous, de vos préférences concernant le bien que vous recherchez, ou de ce que vous nous avez communiqué dans un formulaire de contact. Ce que nous faisons avec vos données personnelles, c’est les traiter. Il peut s’agir aussi bien de les collecter et de les enregistrer que de les utiliser à plusieurs fins.
2 Quelles données personnelles ?
Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ? Nous traitons vos données personnelles afin de nous permettre de vendre ou de louer votre bien, de pouvoir trouver une adéquation entre vos souhaits et vos besoins et les biens que nous proposons à la location et à la vente, et de vous permettre de rester informé des biens qui pourraient vous intéresser.
Sur quelle base légale traitons-nous vos données personnelles (la « base juridique »). Toute utilisation de vos données personnelles doit disposer d’une base légale, doit être « licite ». Nous traitons vos données sur la base de notre intérêt légitime, de votre consentement, de la phase précontractuelle ou de l’exécution d’un contrat, et de l’obligation légale.
Parfois, nous avons une «obligation légale” de demander des données personnelles. Ainsi, pour pouvoir établir un compromis de vente, nous devons disposer de votre numéro de registre national.
Pour certains éléments, comme l’envoi de newsletters par e-mail, nous vous demandons votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Cela peut se faire simplement, le plus souvent en cliquant sur le bouton « désabonnement » que vous trouverez dans chacun de ces e-mails.
Nous conservons également des données sur la base de notre «intérêt légitime». Cet « intérêt légitime » couvre les éléments dont vous pouvez raisonnablement attendre que nous en ayons besoin en tant qu’agence immobilière afin d’exercer correctement notre travail. Il s’agit par exemple de l’établissement de listes de clients (voir plus loin) ou d’informations spécifiques importantes dans le cadre de certains biens ou de certains clients.
Enfin, bien entendu, nous avons besoin de données personnelles pour la convention que nous avons avec vous afin de pouvoir l’exécuter, comme des données d’identification, des données d’adresse et des données de contact.
Quelles données personnelles conservons-nous à votre sujet ? Quelles données personnelles nous conservons à votre sujet dépend de la relation que vous avez avec nous. Nous appelons cela des catégories de personnes concernées.
Relation et description
Visiteur
La personne physique qui visite le site web sans se présenter et sans nous fournir de données personnelles.
Services facultatifs
La personne physique qui utilise nos services gratuits (tels que la conservation des demandes de recherche, l’estimation gratuite d’un bien, le formulaire de contact) sans signer de convention.
Candidat-locataire
Le candidat-locataire qui, dans le contexte d’un bien spécifique ou dans le cadre de la recherche d’un logement à louer en général, nous fournit des informations détaillées et, le cas échéant, visite un ou plusieurs biens.
Candidat-acheteur
Le candidat-acheteur qui, dans le contexte d’un bien spécifique ou dans le cadre de la recherche d’un logement à acheter en général, nous fournit des informations détaillées et, le cas échéant, visite un ou plusieurs biens.
Bailleur
Le bailleur, avec qui une mission de location est signée.
Vendeur
Le vendeur, avec qui une mission de vente est signée.
Résident
La personne qui occupe un bien, lorsque ce résident n’est pas le bailleur ou le vendeur dans le cadre de la transaction.
Prospect
La personne physique que nous contactons ou qui nous contacte en vue de la mise en vente ou en location d’un bien appartenant à cette personne.
Nous décrivons ci-dessous, par catégorie de clients, comment nous traitons vos données à caractère personnel, si vous pouvez vous y opposer et quelles en sont les conséquences. Ensuite, nous indiquons quels sont vos droits en tant que personne concernée à notre égard.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous de la personne qui visite? Lorsque vous, en tant que visiteur de notre site web, ne nous transmettez aucune donnée à caractère personnel, nous ne conservons aucune donnée à caractère personnel. Selon les paramètres du navigateur, il est possible que des cookies soient placés sur l’appareil de l’utilisateur. Reportez-vous à la politique relative aux cookies.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous dans le cadre de services sans engagement? Certains de nos services sont entièrement sans engagement. Dans ce cas, nous ne traitons que les données nécessaires pour fournir ce service.
Ces services comprennent notamment : la création d’un profil, la conservation de recherches, une estimation gratuite de votre bien, le remplissage d’un formulaire de contact et l’inscription à une newsletter. Lors de la création d’un profil, les données suivantes peuvent être demandées : données d’identification et coordonnées. Lors de la conservation d’une recherche, en plus d’une adresse e-mail, sont conservées les informations nécessaires ou utiles pour établir la recherche que vous avez demandée. Une estimation gratuite de votre bien exige un certain investissement et il est normal que nous puissions conserver des données à caractère personnel variées, telles que des informations sur le bien, des données d’identification, des coordonnées, et la raison pour laquelle vous demandez l’estimation. Le fait de faire réaliser une estimation gratuite implique l’autorisation de collecter ces données. Une fois l’estimation effectuée, nous conservons cette estimation, à la fois sur la base de votre consentement et d’un intérêt légitime, ainsi que des éventuelles responsabilités découlant de cette estimation. Lors du remplissage d’un formulaire de contact, nous conservons vos coordonnées et votre demande ou remarque, ainsi que toute communication ultérieure. Lors de l’inscription à une newsletter, votre adresse e-mail est conservée.
Sauf comme indiqué ci-dessus, tout traitement a lieu dans le cadre de votre consentement.
Nous conservons ces données à caractère personnel pendant toute la durée du traitement et jusqu’à 6 mois ou plus après votre dernière activité.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous de l’éventuel locataire? Vous êtes un éventuel locataire dès lors que vous vous êtes explicitement signalé(e) auprès de nous. Pour un éventuel locataire, les traitements suivants sont possibles. Une pré-sélection permet de définir votre profil de locataire. Il ne s’agit en aucun cas d’une « décision automatisée ». Nous collectons ces données afin de vous faire visiter des biens susceptibles de correspondre à vos souhaits et pour éviter de vous faire visiter des biens qui ne seraient en aucun cas adaptés à vous. Ces données à caractère personnel peuvent inclure : votre fiche de paie ou des informations concernant votre revenu, votre situation familiale, la date à partir de laquelle vous souhaitez louer, votre budget, ainsi que toutes les informations concernant le bien souhaité. Si un bien est visité, nous le notons également. Lors de la conclusion d’un contrat de location, toutes les données nécessaires pour pouvoir conclure le contrat de location sont collectées et conservées.
Nous conservons ces données à caractère personnel en vue d’un éventuel contrat de location. La base juridique du traitement est donc la « phase précontractuelle ». La période de conservation des données à caractère personnel est d’au moins 6 mois, dépend ensuite de votre niveau d’activité en tant qu’éventuel locataire et peut, dans un cadre raisonnable, être prolongée afin d’établir un profil locataire de long terme. Si, sur la base de votre activité réduite en tant qu’éventuel locataire, il est décidé de ne plus traiter vos données, vous pouvez en être informé(e) à l’avance.
Si vous signez un contrat de location, nous devons conserver les données à caractère personnel pendant au moins 10 ans pour notre responsabilité contractuelle.
Vous disposez d’un droit d’accès et d’un droit effectif de rectification des données objectivement erronées. Aucune donnée à caractère personnel relevant de catégories particulières n’est conservée (telles que la race, la religion, l’orientation sexuelle, la santé), sauf si vous le demandez exceptionnellement et explicitement.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous de l’éventuel acquéreur? Vous êtes un éventuel acquéreur dès lors que vous vous êtes explicitement signalé(e) auprès de nous. Pour un éventuel acquéreur, nous traitons les données à caractère personnel suivantes. Nous conservons votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de GSM. Nous notons vos souhaits et besoins concernant le bien que vous recherchez, ainsi que toute autre information que vous nous communiquez au sujet de votre situation ou dont nous comprenons qu’elle peut être utile pour trouver un bien approprié. Si vous visitez un bien, nous le notons comme une activité liée à ce bien. Le vendeur, qui dispose via un profil en ligne d’accès au rapport d’activités, ne voit que qu’une visite a eu lieu. Si vous formulez une offre, nous conservons votre offre et la réponse du vendeur. Si une offre ou une contre-offre est acceptée, toutes les informations légales nécessaires pour pouvoir établir un compromis sont collectées et conservées (telles qu’une copie ou une lecture de votre carte d’identité). Le compromis est également conservé. Si vous avez montré un intérêt important pour un bien ou si vous avez visité un bien, et que notre mission se termine sans vente du bien, alors le vendeur reçoit, via un courrier recommandé, une liste de tous les (candidats) acquéreurs sérieux. Cette liste contient votre nom, votre adresse e-mail et un numéro de GSM partiellement rendu illisible. Nous transmettons vos données au vendeur en raison d’un intérêt légitime et contraignant, à savoir en raison de dispositions contractuelles contraignantes dans le cadre de la mission de vente. Cela signifie que vous ne pouvez pas vous y opposer. Les mesures de précaution suivantes sont prises dans ce cadre : il est interdit au vendeur de vous contacter directement sur la base de cette liste ; il lui est également interdit de divulguer à qui que ce soit le fait que vous figurez sur cette liste, ainsi que de transmettre cette liste ; et après 6 mois, le vendeur est tenu de détruire la liste, ainsi que toute copie ou numérisation qu’il pourrait en avoir. En outre, il est possible que nous transmettions cette liste nous-mêmes à un agent immobilier qui reprend la mission de vente, ou avec lequel nous collaborons.
Sauf indication contraire ci-dessus, le traitement se fait sur la base de votre consentement et de notre intérêt légitime afin de pouvoir mieux vous servir. Vos données sont conservées pour une durée minimale de 2 ans.
Si vous faites une offre contraignante, signez une promesse d’achat ou un compromis, nous devons conserver les données à caractère personnel pendant au moins 10 ans pour notre responsabilité contractuelle. Par défaut, nous conservons vos données pendant une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pouvez demander la suppression de vos données.
Vous disposez d’un droit d’accès et d’un droit effectif de rectification des données objectivement erronées. Pour ce faire, vous devez nous fournir la preuve de votre identité, transmettre les informations correctes, ainsi que, si nécessaire, une preuve suffisante de la valeur correcte de ces informations. Aucune donnée à caractère personnel relevant de catégories particulières n’est conservée (telles que la race, la religion, l’orientation sexuelle, la santé) sauf si vous le demandez exceptionnellement et explicitement.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous du bailleur? Dans le cadre d’une mission de location, nous conservons toutes les données nécessaires pour pouvoir exécuter la mission de location, telles que les informations sur le bien, votre identité et vos coordonnées. Nous conservons également des informations complémentaires que nous apprenons au sujet du bien ou d’autres informations utiles pour rechercher un locataire approprié pour votre bien. Veuillez noter que le RGPD interdit de traiter des données à caractère personnel concernant la race, la religion, l’orientation sexuelle, la santé ; par conséquent, les « autres informations utiles » que nous notons ne peuvent, en aucun cas, se rapporter à de telles questions.
Les données à caractère personnel sont conservées afin de pouvoir exécuter la mission de location. Les données à caractère personnel sont conservées, compte tenu des obligations légales en la matière et de notre responsabilité contractuelle, pendant au moins 10 ans. Par défaut, nous conservons vos données pendant une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pouvez demander la suppression de vos données.
Si vous nous confiez la mission de rédiger un EPC, un certificat de conformité électrique, les données à caractère personnel nécessaires sont transmises à notre partenaire. Si un contrat de location est conclu, les données sont conservées dans la mesure nécessaire pour pouvoir établir le contrat de location.
Si vous décidez que votre bien est publié sur un ou plusieurs sites d’annonces immobilières, nous transmettons à ce site d’annonces uniquement les informations concernant le bien, donc pas vos coordonnées, ni d’autres données vous concernant.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous du vendeur? Dans le cadre d’une mission de vente, nous conservons toutes les données nécessaires pour pouvoir exécuter la mission de vente, telles que les informations sur le bien, votre identité et vos coordonnées. Nous conservons également des informations complémentaires que nous apprenons au sujet du bien ou d’autres informations utiles pour rechercher un acquéreur approprié pour votre bien. Les données à caractère personnel sont conservées, compte tenu des obligations légales en la matière et de notre responsabilité contractuelle, pendant au moins 10 ans. Par défaut, nous conservons vos données pendant une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pouvez demander la suppression de vos données.
Si vous nous confiez la mission de rédiger un EPC ou un certificat de conformité électrique, les données à caractère personnel nécessaires sont transmises à notre partenaire. Si un compromis est conclu, les données sont conservées dans la mesure nécessaire pour pouvoir établir le compromis. Si vous décidez que votre bien est publié sur un ou plusieurs sites d’annonces immobilières, nous transmettons à ce site d’annonces uniquement les informations concernant le bien, donc pas vos coordonnées, ni d’autres données vous concernant.
Voir plus loin pour des informations importantes concernant vos responsabilités possibles en tant que vendeur.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous du résident? Dans le cadre d’une mission de vente ou de location, nous conservons toutes les données nécessaires pour pouvoir exécuter la mission, à savoir vos coordonnées. Celles-ci sont conservées jusqu’à la fin de la mission. Ensuite, les données sont supprimées si vous n’entretenez plus de relation avec notre bureau.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous du prospect? Nous distinguons le prospect qui nous contacte et le prospect activement approché. Lorsque vous nous contactez vous-même sans engagement dans le but d’une éventuelle mission de location ou de vente, nous conservons votre identité, vos coordonnées, les informations que nous obtenons au sujet de votre bien, ainsi que les autres informations qui nous permettent d’évaluer votre bien et le contexte ou la raison de votre prise de contact. Nous procédons à cela sur la base d’un intérêt légitime, à savoir pour traiter efficacement cette prise de contact sans engagement. Les données que vous nous transmettez, nous les conservons par défaut pendant 2 ans.
Il peut aussi arriver que nous vous contactions, lorsque nous apprenons que vous mettez peut-être ou souhaitez mettre votre logement en vente ou en location. Les coordonnées rendues publiques peuvent, conformément au RGPD, être stockées. Si vous souhaitez de nouveaux contacts avec nous, alors nous traiterons vos données à caractère personnel comme nous le faisons pour les personnes qui nous contactent spontanément. Si vous ne souhaitez plus être contacté(e) par nous, ou uniquement après un certain délai (par ex. trois mois), alors nous le notons, et ensuite nous ne vous recontactons plus.
Que se passe-t-il si vous faites partie de deux catégories de personnes concernées ? Il se peut que, au fil du temps, vous soyez amené à relever de plus d'une catégorie de personnes concernées. Ainsi, un candidat-acheteur peut devenir ensuite vendeur. Dans ce cas, vos données à caractère personnel sont traitées selon les deux catégories, avec éventuellement plusieurs bases juridiques, et la période de conservation la plus longue est appliquée.
Qu’en est-il des données reçues de tiers, comme les sites de portails immobiliers? Les biens, qu’ils soient à louer ou à vendre, peuvent être publiés sur des sites de portails immobiliers. Les sites de portails immobiliers offrent des possibilités pour des recherches et pour collecter et enregistrer vos coordonnées. Avec votre consentement, un site portail nous transmet vos coordonnées ainsi que le bien qui vous intéresse.
Vous recevez immédiatement de notre part un e-mail de confirmation attestant que nous avons bien reçu vos coordonnées ainsi que les informations concernant le bien qui vous intéresse. Cet e-mail peut inclure une invitation à donner votre consentement pour recevoir automatiquement des messages provenant de biens similaires.
Nous pouvons également vous envoyer automatiquement une série de biens similaires à celui pour lequel vous avez demandé des informations. C’est parce que beaucoup de clients apprécient cela. Dans ce cas, vous pouvez toujours vous désinscrire en 1 clic.
Données historiques. Les données historiques sont des données à caractère personnel figurant dans notre base de données avant le 25 mai 2018, date d’entrée en vigueur du RGPD. Pour les personnes avec lesquelles nous avons un accord en cours ou pour lesquelles nous avons une obligation légale de conserver des données à caractère personnel, nous conservons évidemment ces données. Pour les autres données à caractère personnel, qui sont conservées soit sur la base du consentement, soit sur la base de l’intérêt légitime dans nos fichiers, il est le plus souvent difficile, voire impossible, de déterminer sur quelle base nous conservons ces données à caractère personnel. Une entreprise dispose de deux manières d’aborder ce point. Une première manière consiste à envoyer un e-mail à toutes les personnes figurant dans ce fichier afin de demander de renouveler ou de confirmer le consentement à l’utilisation de données à caractère personnel. Dans ce cas, seules les données à caractère personnel de celles qui ont effectivement consenti seront conservées. Une deuxième manière consiste à considérer le traitement des données à caractère personnel comme un intérêt légitime. Dans ce cas, à chaque contact, la personne concernée a la possibilité de s’opposer au traitement et celui-ci sera alors interrompu. Chacune de ces manières peut être combinée avec une opération de suppression de données clients anciennes.
Nous avons choisi la première/deuxième manière de traiter les données historiques. Il va de soi que vous avez toujours le droit de demander que ces données historiques soient effacées (en l’absence d’obligations légales et de contrats en cours).
Vos responsabilités en tant que vendeur. Il est possible, pour plusieurs raisons, que la mission de vente que vous nous avez confiée se termine sans la vente de votre bien. Dans ce cas, après la fin de notre mission, vous recevrez la liste des candidats-acheteurs qui ont visité votre bien ou qui y ont manifesté un intérêt sérieux. Cette liste contient des données à caractère personnel de ces candidats-acheteurs, notamment le nom et le prénom, l’adresse e-mail et le numéro de GSM, ce dernier éventuellement partiellement. Même en tant que particulier, vous avez des obligations à ce sujet dans le cadre du RGPD et vous êtes le responsable du traitement de cette liste. Nous vous autorisons à conserver et consulter les données à caractère personnel figurant sur cette liste pendant 6 mois à compter de sa réception. Il vous est interdit de communiquer ces données à caractère personnel à quiconque et de quelque manière que ce soit, ou de les partager avec quiconque. Il vous est également interdit de chercher activement à prendre contact avec ces personnes. Après 6 mois, vous êtes tenu de détruire cette liste, ainsi que toute copie, scan et photo de celle-ci.
Contact. Pour toute question ou demande concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter. Vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :
Roelandt & Partners BV
Boekevijverstraat 20
B-9506 Zandbergen
+32 (0)54 32 08 50
info@landelijk-vastgoed.be
Vos droits en tant que personne concernée. En tant que personne concernée, vous disposez de plusieurs droits concernant vos données à caractère personnel. Vous avez un droit d’accès à vos données à caractère personnel. Cela signifie que vous avez le droit d’obtenir l’accès aux données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet. Notez que nous disposons d’une période d’un mois pour répondre à votre demande et que nous pouvons vous demander une preuve de votre identité avant d’y donner suite. Vous avez également un droit de rectification. Cela signifie que vous avez le droit de faire corriger des données à caractère personnel incorrectes. Dans ce cas, nous pouvons vous demander une preuve de l’exactitude des données que vous fournissez. Vous avez en outre un droit à l’effacement des données. Cela signifie que vous pouvez demander que vos données à caractère personnel soient effacées. Attention : ce n’est pas toujours possible, notamment lorsque nous avons une obligation légale de conserver des données à caractère personnel, lorsque vous avez noué une relation contractuelle avec nous, ou dans d’autres situations exceptionnelles. Le droit à l’effacement des données ne peut pas être utilisé pour mettre fin à un contrat en cours. Vous pouvez également vous opposer à certains traitements, plus particulièrement à ceux que nous effectuons sur la base de notre (et non d’un) intérêt légitime justifié. Vous pouvez également, à tout moment, retirer votre consentement pour les traitements pour lesquels vous avez donné votre consentement. En ce qui concerne tant l’opposition que le retrait du consentement, nous cesserons le traitement si aucune autre base légale ne rend le traitement nécessaire par la suite. Enfin, vous avez également toujours le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (www.privacycommission.be).
Sécurité. Vos données à caractère personnel sont traitées de manière confidentielle. Elles sont en outre protégées de manière appropriée, conformément au risque que représente leur traitement et, lorsque c’est applicable, conformément aux exigences légales spécifiques, conservées et sécurisées.
Transfert à des tiers. Nous ne transmettons vos données à caractère personnel à des tiers qu’avec votre consentement, ou sur la base d’une obligation légale, de décisions judiciaires ou administratives, ou comme discuté ci-dessus dans le cadre de l’exécution du contrat.
Médias sociaux et autres tiers. Sur notre site web, des liens peuvent apparaître vers des plateformes de médias sociaux ou d’autres services de tiers. Nous n’avons aucun contrôle sur la manière dont ces services fonctionnent et, par conséquent, n’en sommes pas responsables. Nous n’avons pas non plus d’influence sur leur politique de confidentialité et sur leur politique en matière de cookies. Lorsque vous utilisez votre profil sur les médias sociaux, le fournisseur concerné traite vos données à caractère personnel conformément à sa politique. Nous vous recommandons de lire attentivement leur politique concernant les données à caractère personnel.
Marketing direct. Sous « Marketing direct », on entend toute communication directe entre nous et vous, ayant pour objectif de vous informer au sujet de produits et services ou de mettre à jour votre profil clients, et qui ne relève pas des e-mails envoyés dans le cadre de recherches personnalisées pour des biens. Vous pouvez toujours vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel pour le marketing direct en cliquant sur le bouton de désinscription dans un tel e-mail ou en nous contactant à ce sujet.
Modifications à la présente politique de confidentialité. Nous nous efforçons de maintenir cette politique de confidentialité stable. Toutefois, pour diverses raisons, il peut être nécessaire de modifier exceptionnellement cette politique. Vérifiez donc régulièrement cette page pour voir s’il y a des changements.
Clause de non-responsabilité de la présente politique de confidentialité. Il est possible que certaines fonctionnalités ne soient pas encore mises en œuvre ou ne soient pas encore entièrement mises en œuvre, ou qu’elles soient mises en œuvre différemment de ce qui est décrit ici. Nous n’acceptons aucune responsabilité à cet égard. Quoi qu’il en soit, cela n’a aucune incidence sur vos droits que le RGPD vous accorde et que vous pouvez exercer à partir du 25 mai 2018.